Social Media Management Guide
In diesem Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie Social Media Management bei Wild Soul Studio funktioniert.
Step 01
Angebot & Vertrag
Nach deiner Anfrage schauen wir gemeinsam, was du brauchst. Du bekommst mein Angebot und entscheidest in Ruhe, welches Paket am besten zu dir passt.
Sobald du dich entschieden hast, erstelle ich uns einen Vertrag, der alle Details festhält. Mit deiner Unterschrift ist unsere Zusammenarbeit offiziell.
Step 02
Onboarding, Zugänge & gemeinsame Ablage
Onboarding-Infoblatt in Notion: Du bekommst von mir ein Infoblatt in Notion, das du ausfüllst – über deine Zielgruppe, dein Angebot, deine Werte, deine Sprache und deine Ziele. So kann ich mich tief in deine Marke einarbeiten.
Zugänge: Wir klären die Zugänge zu Instagram, Canva und ManyChat.
Slack – unser Kommunikations-Kanal: Slack ist eine Messenger-App wie WhatsApp, nur für die Arbeit. Ich lade dich in meinen Slack-Workspace ein, und wir bekommen einen eigenen Channel nur für dich. Dort läuft alles zusammen: Feedback, Freigaben, Fragen, Dateien und Ideen – übersichtlich an einem Ort statt verstreut in E-Mails und Chats. Du lädst dir einfach die Slack-App aufs Handy oder den Laptop. Für dich ist das komplett kostenlos.
Dein Client Dashboard in Notion: die Basis für unsere Content-Erstellung. Hier liegt alles, worauf wir beide zugreifen: deine Strategie, der Content-Plan mit Hooks, Datum und Status, die Skripte, Meeting-Notes und Reports.
Gemeinsame Ablage in Google Drive: eine klar sortierte Ordnerstruktur für alle Dateien:
- Foto- & Videomaterial von dir (z. B. B-Roll)
- Voiceover-Dateien für deinen Content
- Testimonials (Texte, Screenshots, Videos)
- Branding: Farben, Schriften & Logos
- fertig geschnittene Reels
Step 03
Content-Strategie & Kick-off-Call
Auf Basis deines Infoblatts entwickle ich deine Content-Strategie. Alles, was danach entsteht, zahlt darauf ein:
- Zieldefinition: Reichweite, Sales, Branding oder Community
- Zielgruppen-Analyse: Needs, Pain Points, Desires
- Content-Pillars, Themenwelten und deine Signature-Formate
- Konkurrenz- und Content-Analyse deiner Nische
- Storytelling-Frameworks und visuelle Richtung inklusive Moodboard
- Posting-Frequenz und Wochenstruktur im Content-Plan in Notion
- Growth-Strategie: Trends, virale Hebel, Serienformate, Reichweiten-Booster
Im Kick-off-Call gehen wir die Strategie gemeinsam durch und passen sie so an, dass sie zu deinen Zielen passt und sich für dich stimmig anfühlt.
Step 04
Wir liefern Ideen, Formate & Skripte – du nimmst auf
Für jedes Format bekommst du von mir ein fertiges Skript – inklusive Aufnahme-Anleitung: was du sagst, wo und wie du filmst. Du musst dir also nie Gedanken machen, was du sagen sollst.
Du nimmst die Videos auf und lädst das Rohmaterial in unseren Drive-Ordner hoch. Mehr musst du nicht tun.
Step 05
Content-Produktion
Sobald dein Material im Drive-Ordner liegt, geht es in die Content-Produktion. Daraus entstehen im Monat 16 fertige Beiträge – 4 strategische Posts pro Woche, Reels und Karussells im Wechsel:
- Videoschnitt: Wir schneiden dein Material auf das Wesentliche und setzen Einblendungen, Untertitel, Voiceover, B-Roll sowie passende Musik und Sounds.
- Grafikdesign: Karussells, Reel-Cover und Grafiken in deiner Bildsprache.
- Copywriting: Hooks und Captions, die nach dir klingen – inklusive SEO-Keywords, damit du gefunden wirst.
- Stories: passende Stories für die Tage zwischen den Beiträgen.
- CTAs: klare Handlungsaufforderungen, die zu deinem Angebot und deiner Customer Journey passen. Viele davon automatisieren wir mit ManyChat:
Was ist das? ManyChat ist ein Tool und offizieller Meta-Partner, das Nachrichten auf Instagram automatisch verschickt. Kommentiert jemand ein bestimmtes Keyword unter deinem Beitrag – zum Beispiel „PODCAST“ –, bekommt die Person sofort eine persönliche DM mit dem passenden Link. Niemand muss erst den Link in deiner Bio suchen: Der nächste Schritt landet direkt im Postfach. So wird aus Reichweite echte Interaktion, der Algorithmus registriert mehr Kommentare, und deine E-Mail-Liste wächst ganz nebenbei. Typische Einsätze:- neue Podcast-Folgen direkt per DM verschicken
- Anmeldungen für Webinare, Masterclasses und Live-Events
- Freebies und Lead-Magneten, z. B. Guides oder Checklisten
- Wartelisten für ein neues Angebot oder einen Launch
- Termine für ein Erstgespräch
Beispiel aus der Praxis · Judith Krüger
Für meine Kundin Judith haben wir ihr kostenloses „Yoniful Morning“ – ein Morning-Ritual für Frauen – als Lead-Magnet automatisiert. Wer unter einem Reel oder Post 🪷, „lotus“ oder „lotusblume“ kommentiert hat, bekam das Ritual automatisch per DM.
Ergebnis: 425 Frauen haben sich das Ritual gesichert.
Das ist ein doppelter Gewinn: Jeder Kommentar pusht die Reichweite des Beitrags – und gleichzeitig landen alle Interessierten als Leads in Judiths E-Mail-Liste, wo sie weiter begleitet werden.
Step 06
Freigabe & Veröffentlichung
Jedes Content-Piece bekommst du komplett fertig – inklusive Caption – in unseren Slack-Channel. Ein Go von dir, und es geht online. Oder du gibst Anpassungswünsche durch, die ich einarbeite.
Wichtig: Ohne deine Freigabe wird nichts gepostet. Das Veröffentlichen übernehmen wir.
Community Management: Kommentare und Nachrichten beantworten wir in deiner Stimme.
Step 07
Auswertung, Check-in & dauerhafte Optimierung
Eine Strategie ist bei mir nie „fertig“. Wir schauen laufend genau hin, was bei deiner Zielgruppe ankommt:
- Analytics-Dashboard: alle Instagram-Insights, Zahlen und Entwicklungen an einer Stelle – mit konkreten Verbesserungsvorschlägen
- Hooks und Formate testen, Zahlen auswerten (Reichweite, Saves, Shares, Kommentare)
- Best Performer weiterentwickeln, Schwaches streichen, starke Inhalte recyceln
Einmal im Monat gehen wir im Check-in-Call gemeinsam durch, was funktioniert hat, und besprechen neue Ideen, Formate und Wünsche für den nächsten Monat.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel meiner Kundin Simone, Love- & Dating-Coach – vom Start bis zum Ergebnis nach 12 Wochen:
Beispiel aus der Praxis
Growth Journey
Von 2.000 auf 767.000 Views pro Reel
12 Wochen Full-Service Social Media Management für Simone, Love-, Dating- & Relationship-Coach für Frauen.
Vorher
2.000–3.000 Views
Trend-Formate
767.000 Views
Step 08
Rechnung
Am Ende jedes Monats bekommst du deine Rechnung – auf Basis des vereinbarten Retainers. Bitte begleiche sie innerhalb von 14 Tagen.
Was du erwarten kannst – und was nicht
Damit wir von Anfang an auf einer Seite sind:
Was du erwarten kannst
- Ich beschäftige mich intensiv mit deinem Business, deiner Zielgruppe und deinen Angeboten.
- Ich recherchiere Themen, entwickle Ideen und schlage Formate vor, die zu deiner Marke und deinen Zielen passen.
- Ich übersetze deine Expertise in verständlichen, relevanten und hochwertigen Content.
- Ich übernehme Skripte, Texte, Design, Videoschnitt und Veröffentlichung.
- Ich beobachte die Ergebnisse und entwickle unsere Inhalte darauf aufbauend weiter.
- Du bekommst eine strategische und kreative Partnerin, die mitdenkt und dir viel Arbeit abnimmt.
- Alles, was wir im vereinbarten Rahmen besprochen haben – abgestimmt mit dir.
Was du nicht erwarten kannst
- virale Reels oder garantierte Follower-, Reichweiten- und Umsatzzahlen
- dass sich der Algorithmus steuern oder „umstellen“ lässt
- dass ein paar Beiträge schon zeigen, ob die ganze Strategie funktioniert
- dass mehr Sichtbarkeit automatisch zu passenden Anfragen – und Anfragen automatisch zu Verkäufen – führen
- Content ganz ohne dich: deine Aufnahmen, dein Wissen und deine Freigaben gehören dazu
- dass jeder Arbeitsschritt einzeln erklärt oder begründet wird – du darfst darauf vertrauen, dass wir wissen, was wir tun
- dass der Prozess einfach zwei Wochen pausieren kann – fehlen Material oder Freigaben, geht Momentum verloren und deine Kanäle müssen erst wieder Fahrt aufnehmen
- dass zusätzliche Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs kostenlos dazukommen
„Rich & famous“ ist kein buchbares Ergebnis
Kaum jemand sagt es so – aber unterschwellig hoffen viele genau darauf: Betreuung buchen, selbst wenig beitragen und nach ein paar Posts mehr Reichweite, mehr Kund:innen und mehr Umsatz haben. Am liebsten schon morgen.
Mir fällt immer wieder auf: Fast alle wünschen sich das Ergebnis – aber nur wenige sind bereit, den langen Weg dorthin zu gehen. Und Marketing ist ein langer Weg. Zwischen einem Beitrag und einem Kauf liegen mehrere Schritte:
- Jemand fühlt sich von deinem Content angesprochen.
- Die Person versteht, was du anbietest.
- Sie baut Vertrauen zu dir auf.
- Sie hat einen konkreten Bedarf – genau jetzt.
- Dein Angebot und dein Verkaufsprozess überzeugen.
Guter Content unterstützt jeden dieser Schritte und stärkt deine Sichtbarkeit und das Vertrauen in dich. Die Kaufentscheidung anderer Menschen kann ich dir aber nicht garantieren. Es braucht eine klare Grundlage, Kontinuität und die Bereitschaft, aus den Ergebnissen zu lernen.
Wie mit einem Personal Trainer: Er stellt dir den passenden Plan zusammen, zeigt dir jede Übung und motiviert dich – trainieren musst du trotzdem selbst. Und die Veränderung siehst du nicht nach einer Woche, sondern nach Monaten, in denen du drangeblieben bist. Genauso ist es mit Social Media: Ich nehme dir einen Großteil der Arbeit ab, aber dranbleiben müssen wir gemeinsam.
Reichweite ist nicht gleich Umsatz
Ein Reel mit hunderttausenden Aufrufen fühlt sich großartig an – und trotzdem bedeutet Reichweite nicht automatisch Verkäufe. Bei Simone sind einzelne Reels auf über 767.000 Aufrufe gegangen. Das hat ihre Sichtbarkeit enorm gesteigert. Wie viele Menschen am Ende kaufen, sagen Aufrufe allein aber nicht.
Der Grund: Reichweite und Verkauf sind zwei unterschiedliche Ziele – mit unterschiedlichen Strategien, Themen und Formaten.
- Content für Reichweite – ist darauf ausgelegt, möglichst viele Menschen zu erreichen: breitere, leicht zugängliche Themen, catchy Hooks, Trends und kurze, unterhaltsame Formate. Er bringt viele neue Menschen auf dein Profil. Weil er bewusst breit ist, erreicht er aber auch viele, die (noch) nicht zu deiner Zielgruppe gehören oder gerade keinen Bedarf haben – deshalb führt er selten direkt zu Verkäufen.
- Content für Sales – richtet sich an die Menschen, die dich schon kennen. Er geht in die Tiefe, zeigt deine Expertise und Ergebnisse, beantwortet Fragen und Einwände und führt mit klaren CTAs zu deinem Angebot. Weil er spitzer ist, erreicht er weniger Menschen – dafür die richtigen. Virale Zahlen sind hier gar nicht das Ziel.
Darum kannst du von einem Reichweiten-Reel keine Verkäufe erwarten – und von einem Verkaufs-Post keine Viralität. Beides ist richtig, nur eben für unterschiedliche Ziele.
Welches Ziel passt gerade zu dir? Das hängt davon ab, wo du stehst:
- Du hast schon eine Community, die dir vertraut? Dann kann es sinnvoll sein, den Fokus auf Monetarisierung zu legen – mit Content, der Vertrauen vertieft und zu deinem Angebot führt.
- Du hast noch keine große Community? Dann ist Reichweite das erste Ziel – damit überhaupt genug Menschen da sind, denen du später etwas anbieten kannst.
Wichtig ist, dass wir uns gemeinsam für einen Fokus entscheiden. Wer alles gleichzeitig will, bekommt meist von allem nur ein bisschen – ein bisschen Reichweite, ein bisschen Umsatz, aber nichts richtig.
Woran hängt Social-Media-Erfolg ab?
Ich möchte von Anfang an transparent sein: Guter Content ist nur ein Teil der Gleichung. Die Kund:innen, mit denen ich die stärksten Ergebnisse erzielt habe – die größte Reichweite, das schnellste Wachstum –, hatten eines gemeinsam: eine glasklare Positionierung. Genauso ehrlich: Ich habe auch erlebt, dass trotz viel Einsatz kaum Ergebnisse entstanden sind, wenn die Basis noch gefehlt hat.
Hier die Übersicht, wovon Social-Media-Erfolg wirklich abhängt – und warum:
- 01Kognitive Leichtigkeit
Ein klares Thema
Beim Scrollen entscheidet das Gehirn in Sekundenbruchteilen, ob etwas relevant ist. Nobelpreisträger Daniel Kahneman beschreibt, dass wir alles, was wir mühelos verarbeiten können, automatisch als vertrauter, sympathischer und glaubwürdiger empfinden („Cognitive Ease“). Ein Profil, das heute über Ernährung, morgen über Mindset und übermorgen über Reisen spricht, kostet Denkarbeit – und wird weitergescrollt. Ein klares Thema macht dich dagegen auf einen Blick einordbar: „Ah, das ist die Expertin für …“. Genau dieser Gedanke ist die Voraussetzung dafür, dass jemand auf „Folgen“ tippt. Das heißt auch: bewusst nicht für alle sprechen. Je spitzer dein Thema, desto stärker fühlen sich die Richtigen angesprochen.
„Everyone is not your customer.“
– Seth Godin, Marketing-Autor - 02Relevanz & Dringlichkeit
Ein klares Problem, das du löst
Die Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky haben gezeigt: Verluste wiegen etwa doppelt so schwer wie gleich große Gewinne. Menschen sind deshalb stärker motiviert, einen Schmerz loszuwerden, als etwas Schönes dazuzugewinnen – „Painkiller“ verkaufen sich leichter als „Vitamine“. Niemand bucht ein Coaching, weil er Coaching mag, sondern weil er ein Ergebnis will. Wenn deine Zielgruppe in deinem Content ihr eigenes Problem wiedererkennt – in ihren eigenen Worten –, fühlt sie sich gesehen. Dieser „Das bin ja ich“-Moment lässt Menschen speichern, teilen und irgendwann schreiben. Je klarer das Problem, das du löst, desto leichter wird jeder einzelne Beitrag. Das sehe ich auch bei meinen eigenen Kund:innen: Am allererfolgreichsten waren immer die, die das Leben von Menschen wirklich verändern und große Probleme lösen. Ihnen hört man unglaublich gerne zu – man schaut ihre Reels, hört ihre Podcasts und YouTube-Videos, trägt sich bei ihnen ein, um mehr zu erfahren, und kommt am Ende gerne in ihre Räume. Bei Themen, die eher „nice to have“ sind und keine echte Relevanz oder Dringlichkeit haben, wird seltener bis zum Ende geschaut und seltener gekauft. Das ist ein Positionierungsthema – und das kann auch der beste Content nicht wettmachen.
- 03Wiedererkennung
Eine klare Ausrichtung
Für unser Gehirn ist es sehr einfach, jemanden einzuordnen: „Ah, das ist die Expertin für Beziehungen.“ Genau diese Einordnung braucht es, damit Menschen dir folgen, dich weiterempfehlen und irgendwann bei dir kaufen. Ein Beispiel: Eine Coachin spricht ein paar Wochen über Beziehungen, dann über Business-Aufbau, dann über Ernährung – und stellt dabei immer wieder ihre Positionierung, ihre Angebote und ihre Richtung infrage. Für ihre Follower ist das verwirrend. Und für uns heißt es: Wir starten jedes Mal neu, weil keine Strategie lange genug laufen kann, um zu wirken. Bleibt sie dagegen bei einem Thema, gibt es dort bereits große Player und erfolgreiche Creator, an deren Formaten wir uns orientieren können. Innerhalb dieses einen Themas lässt sich unglaublich viel testen: Unterthemen, Hooks, Formate, Tonalität. Wer dagegen 20 verschiedene Spiele gleichzeitig spielt, sieht kaum Fortschritt, weil alles zu breit ist. Bei spitz positionierten Kund:innen mit einem klaren Thema und einem klaren Problem können wir viel schneller auswerten, nachschärfen und sehen, was funktioniert – die Ergebnisse kommen deutlich früher.
„Focusing is about saying no.“
– Steve Jobs - 04Das Fundament
Ein klares Angebot
Auch das ist am Ende ein Positionierungsthema. Eine Marketingstrategie kann nur auf etwas aufbauen, das schon steht: Wem hilfst du? Wobei? Und was können Menschen bei dir kaufen? Wenn klar ist, was du anbietest, für wen und was der nächste Schritt ist, kann jeder Beitrag gezielt darauf hinführen – vom ersten Reel bis zur Anfrage. Fehlt das Angebot oder ändert es sich ständig, weiß dein Content nicht, wohin er führen soll. Interesse verpufft, statt zur Anfrage zu werden. Deshalb gilt: Erst die Basics – Positionierung, Zielgruppe, Angebot. Dann die Marketingstrategie. Andersherum wird es sehr, sehr schwierig.
„Make an offer so good people feel stupid saying no.“
– Alex Hormozi, $100M Offers - 05Know – Like – Trust
Zeit & Kontinuität
Bevor jemand kauft, durchläuft er drei Phasen: dich kennenlernen, dich mögen, dir vertrauen. Dafür braucht es viele Berührungspunkte – eine bekannte Marketing-Faustregel spricht von mindestens sieben Kontakten vor einer Kaufentscheidung. Vertrauen lässt sich nicht beschleunigen, nur aufbauen. Alex Hormozi fasst es in drei Worten zusammen: „Volume negates luck.“ Wer konsequent veröffentlicht, ist nicht auf den einen viralen Glückstreffer angewiesen. Deshalb wirkt Social Media über Monate, nicht über einzelne Posts – und die größten Sprünge kommen oft genau dann, wenn andere schon aufgegeben hätten.
- 06Parasoziale Beziehung
Deine Persönlichkeit & Mitwirkung
Den Begriff haben die Soziologen Donald Horton und Richard Wohl 1956 geprägt: Menschen bauen zu Personen, die sie regelmäßig sehen und hören, eine echte gefühlte Beziehung auf – obwohl sie sie nie getroffen haben. Genau deshalb kaufen Menschen von Menschen. Diese Nähe entsteht nur durch dich: dein Gesicht, deine Stimme, deine Geschichten und Meinungen. Gary Vaynerchuk rät: „Document, don’t create“ – zeig, was du ohnehin tust und denkst, statt dir etwas Perfektes auszudenken. Ich kann deine Geschichten herausarbeiten und in Szene setzen – aber sie müssen von dir kommen.
„People don’t buy what you do; they buy why you do it.“
– Simon Sinek, Start with Why
Wo stehst du gerade? Lies die Punkte gern noch einmal mit Blick auf dein Business und schätze für dich ein, wo du stehst. Und falls du merkst, dass du noch nicht ganz da bist: Melde dich trotzdem sehr gern! Oft ist ein Positionierungs-Workshop der perfekte erste Schritt, um die Grundlagen zu schärfen – und danach starten wir gemeinsam mit dem Social Media Management.
Kurz gesagt: Du bekommst eine klare Strategie, Content, der sich nach dir anfühlt, volle Transparenz und einen direkten Draht zu mir. Du nimmst auf, gibst frei und konzentrierst dich auf dein Business. Den Rest machen wir.
Noch Fragen?
Schreib mir einfach – ich erkläre dir gern alles im persönlichen Gespräch.